ESPACE MEMBRES SLA

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    Sciences Humaines et Naturelles

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Préambule

Le présent document est le règlement intérieur de l’association "SOCIETE DES SCIENCES, LETTRES ET ARTS DE CHOLET ET SA REGION" – S.L.A., soumise à la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901.

L'association a pour objet de développer le goût public pour les Sciences, les Lettres et les Arts. A cet effet, elle recherche et réunit tous les documents, objets et collections, relatifs à ses domaines d'activité et se donne pour mission de les mettre à la disposition du plus grand nombre.

Le règlement intérieur est destiné à compléter les statuts de l'association et à en fixer les divers points non précisés, en particulier ceux relatifs à son administration interne.

Il est remis à l'ensemble des membres de l'association, ainsi qu'à tout nouvel adhérent. Il s'applique à tous les membres. Il constitue une annexe aux statuts de l'association.

Les dispositions de ce règlement intérieur sont applicables par référence aux statuts, lesquels s'appliquent par priorité sur le règlement intérieur.

TITRE 1 –MEMBRES DE L'ASSOCIATION

Article 1 – Adhésion de nouveaux membres

L'association peut accueillir à tout moment de nouveaux membres. L'adhésion est libre et ouverte à toute personne physique majeure et toute personne morale désirant adhérer.

Pour devenir membre de l'association, le candidat doit remplir le bulletin d'adhésion défini lequel mentionne l'engagement de respecter les statuts et le règlement intérieur. Ce bulletin est daté et signé par le postulant.

Avec la remise du bulletin d'adhésion, le membre s'acquitte de la cotisation prévue pour l'année civile en cours. Toutefois, les adhésions prises au cours des quatre derniers mois de ladite année donnent lieu au versement d’une cotisation annuelle qui couvre l’année civile suivante.

L'adhésion est soumise à l'acceptation du conseil d'administration de l'association et est matérialisée par la remise d'une carte d'adhérent mentionnant la période couverte par la cotisation versée.

Article 2 – Cotisation

1.-Adhésion à l'association

L'adhésion de nouveaux membres est soumise au versement d'une cotisation dont le montant est fixé chaque année par le conseil d'administration de l'association.

Toute cotisation versée est définitivement acquise et ne saurait être remboursée en cours d'année quelle qu'en soit la raison.

2.-Cotisation annuelle

Une cotisation annuelle est versée par les membres afin de renouveler leur adhésion à l'association.

Chaque membre est avisé de renouveler sa cotisation chaque année dans un délai fixé par le conseil d'administration. A défaut de paiement dans le délai imparti, une relance est adressée au membre concerné, par courrier ou email, accordant un délai pour régulariser. Faute de régularisation au terme du délai, le membre sera radié de plein droit de l'association.

3.-Membres d'honneur

Les membres d'honneur sont en raison de leurs qualités, compétences, autorités ou en raison de leurs actions favorables à l'association, dispensés de verser une cotisation.

Article 3 – Droits et devoirs des membres de l'association

Les membres peuvent participer à l'ensemble des activités proposées par l'association, dans la limite, le cas échéant, des places disponibles.

Ils s'engagent à respecter les locaux et le matériel fourni par l'association et à en référer, aux responsables lorsqu'ils relèvent des anomalies, dysfonctionnements, casses,…, ce dès leur constat.

Les membres et bénévoles s'engagent à avoir une tenue appropriée dans les locaux et qui soit adaptée en fonction de l'activité exercée.

Les membres s'engagent à ne pas causer de préjudice moral ou matériel à l'association et/ou à ses membres. Ils s'engagent à ne pas porter atteinte à autrui par des propos ou comportements inappropriés.

Les membres ont le droit et le devoir de participer ou d'être représentés aux assemblées générales de l'association, avec voix délibérative. Ils sont également éligibles au conseil d'administration ou au bureau de l'association dans la mesure où ils sont majeurs et ont la capacité civile et à condition d'être à jour de leur cotisation.

Article 4 – Procédures disciplinaires

1.-Avertissement

Les membres titulaires de l'association sont tenus de respecter les statuts et le présent règlement intérieur, ainsi que les consignes de sécurité données par les responsables bénévoles.

A défaut, lorsque les circonstances le nécessitent, le conseil d'administration peut donner un avertissement au membre défaillant dont l'attitude porte préjudice à l'association. L'avertissement est donné après avoir entendu les explications du membre concerné.

Les membres recevant deux avertissements dans un délai d'un an pourront être soumis à une procédure d'exclusion pour une durée provisoire ou définitive.

2.-Exclusion de l'association

Conformément aux statuts, un membre peut être exclu pour les motifs qui suivent, cette liste n'étant pas limitative :

  • Non-paiement de la cotisation annuelle ;
  • Détérioration de matériel ;
  • Comportement dangereux et irrespectueux ;
  • Propos désobligeants envers les autres membres ;
  • Comportement non conforme avec l'éthique et les valeurs de l'association ;
  • Non-respect des statuts et du règlement intérieur de l'association ;

L'exclusion est prononcée par le conseil d'administration qui aura recueilli, au préalable, les explications du membre contre lequel la procédure d'exclusion est engagée.

La radiation d'un membre peut intervenir, outre les cas susmentionnés, par décision motivée du conseil d'administration, pour des motifs graves et justifiés. Le membre visé par la mesure de radiation est averti par lettre recommandé avec accusé de réception, 15 jours avant la prise de décision effective, afin de lui permettre de s'expliquer devant l'organe compétent. La mesure de radiation est prise après audition du membre visé.

Toute agression, manque de respect, comportement ou communication portant atteinte à l'association pourra donner lieu à une poursuite judiciaire et à radiation immédiate.

S'il le juge opportun, le conseil d'administration peut décider pour les mêmes motifs que ceux indiqués ci-dessus, la suspension temporaire d'un membre plutôt que son exclusion. Cette décision implique pour le membre concerné la perte de sa qualité de membre et de son droit de participer à la vie de l'association pendant toute la durée de la suspension. Si le membre suspendu était également investi de fonctions électives, la suspension entraîne automatiquement la cessation de son mandat.

Article 5 – Perte de la qualité de membre de l'association

Hors les cas issus de sanctions disciplinaires décrits ci-dessus, les membres de l'association perdent également leur qualité de membre en cas de décès, disparition ou démission.

La démission d'un membre se fait par lettre simple ou email adressé à l'association. Le démissionnaire est radié de la liste des membres et n'est plus redevable des cotisations futures. Aucune restitution de cotisation n'est due au membre démissionnaire. Il conserve la possibilité de renouveler son adhésion auprès de l'association à tout moment.

En cas de décès, la qualité de membre de l'association prend fin avec la personne. Aucun n'ayant-droit ne saurait faire valoir le remboursement de tout ou partie du montant de sa cotisation.

TITRE 2 – ACTIVITES ET LOCAUX DE L'ASSOCIATION

Article 6 - Déroulement des activités

1.- Cadre général

Les activités de l'association se déroulent conformément aux statuts et au présent règlement intérieur de l'association.

Des notes internes relatives au fonctionnement de l'association complètent les statuts et le règlement intérieur. Elles émanent du bureau et/ou du conseil d'administration et sont signées du président. Elles sont portées à la connaissance des membres et bénévoles par affichage sur les panneaux dédiés à cet effet dans chacun des sites d'activités.

Les statuts, le présent règlement et les notes internes s'imposent aux membres de l'association et à ses bénévoles.

2.- Organisation des activités

Les activités se répartissent par nature dans les domaines suivants :

  • les sciences humaines ;
  • les sciences et techniques ;
  • les sciences de la nature.

Chacun d'eux est animé par un vice-président.

 Les activités sont exercées dans divers domaines dans des sections avec un ou plusieurs responsables à leur tête. Chaque section est placée sous la responsabilité d'un membre élu  au conseil d’administration ou encore agréé par celui-ci.

 Chaque membre de l'association doit être couvert par une assurance personnelle "responsabilité civile" pour participer aux activités de l'association.

3.- Engagement des membres

Les membres sont tenus de respecter les dispositions de sécurité prévues par l'association en toutes circonstances et à se conformer aux consignes des bénévoles de l'association. A défaut, la responsabilité de l'association ne saurait être engagée.

Article 7 - Locaux

1.- Principes généraux

Les membres de l'association s'engagent à se conformer aux règles et usages définis ou préconisés pour l'utilisation des locaux de l'association, tels que les consignes d'accès, de sécurité et d'utilisation des biens et équipements et veiller à leur utilisation en bon père de famille.

Il est interdit de fumer dans les locaux de l'association, quels qu'ils soient.

Tous dégâts ou dégradations constatés pourront, après enquête, entraîner des réparations facturées à leurs auteurs.

L'administration des locaux et équipements est confiée à un intendant, membre de l'association,  qui est désigné par le conseil d'administration. Il est le référent en la matière et en rend compte au bureau et/ou au conseil d'administration.

2.- Accès aux locaux

Les membres ont accès aux locaux dans le cadre de leurs activités au sein de l'association. Il en est de même des responsables de section et des bénévoles en charge du fonctionnement.

Des personnes non membres de l'association peuvent être reçues dans les locaux dans le cadre des animations, réunions, manifestations ou autres organisés.

Les membres responsables de ces rencontres doivent s'assurer des règles d'accueil propres aux locaux qu'ils utilisent à cette occasion (capacité d'accueil, mesures de sécurité, ...).

Les locaux ne peuvent être utilisés à des fins personnelles, ni faire l'objet d'une sous-location.

3.- Sécurité des locaux

L'accès aux locaux exige des clés et des codes pour les bâtiments équipés d'une alarme.

Ces clés et codes sont remis aux responsables et adhérents agréés, en ayant besoin par nécessité de service, par le bureau contre un bon de décharge. L'intendant est chargé de cette remise et de la tenue d'un cahier de suivi.

Les responsables et adhérents agréés s'interdisent d'effectuer des doubles et de les remettre à toute personne, y compris à un membre de l'association, sous peine de mise en responsabilité, de poursuite et d'exclusion.

Les détenteurs de clés et/ou codes sont responsables de la fermeture des locaux auxquels ils ont accès. Ils se doivent avant de les quitter de s'assurer qu’aucune autre personne n’est présente dans les lieux, que toutes les portes, fenêtres sont closes et sécurisées, de même qu'ils s'assureront que l'éclairage est éteint.

4.- Entretien des locaux

Les responsables de site et de section doivent surveiller le bon état général des bâtiments et veiller au fonctionnement correct des installations qui sont mis à leur disposition au titre de leurs activités. Ils en réfèrent à l'intendant de l'association en tant que de besoin.

Ils ont à leur charge l'hygiène et le ménage des biens mis à leur disposition, y compris la gestion des déchets avec la participation d’au moins un adhérent de chaque section logée sur le site concerné et le concours éventuel des administrateurs. Ils ont la responsabilité de l’enlèvement et du transport en déchèterie si les déchets ne relèvent pas de l’enlèvement au moyen des poubelles mises à disposition par la collectivité locale.

Par ailleurs, ils se doivent d'assurer le rangement courant des locaux, l'archivage annuel de leurs documents et éliminer les biens n'ayant plus d'usage fonctionnel présent ou futur.

Au plan général, les travaux liés au nettoyage, à la propreté et l'entretien des lieux sont placés sous la responsabilité du bureau de l'association qui en délègue le suivi et la réalisation à l'intendant désigné ou à toute autre personne. 

5.- Interventions sur les réseaux

Toute intervention sur les réseaux d'eau, d'électricité, téléphone, internet ou autres est soumise à l'accord de l'intendant de l'association qui est habilité à prendre les dispositions nécessaires. Il est précisé en tant que de besoin que toute intervention sur les réseaux d’eau et d’électricité nécessite un accord préalable du propriétaire des lieux.

TITRE 3 – FONCTIONNEMENT DE L'ASSOCIATION

Article 8 – Conseil d'administration

La composition et le fonctionnement du conseil d'administration définis dans les statuts de l'association sont complétés par les dispositions ci-après.

1.- Membres du conseil d'administration

Chaque section d'activité a un représentant au conseil pour autant qu'il y ait un candidat à la représenter. A défaut, le vice-président du domaine dont dépend la section la représente au conseil.

Tout membre du conseil d'administration qui, sans excuse, n'aura pas assisté à trois réunions consécutives du conseil, pourra être considéré comme démissionnaire. Les membres du conseil d'administration ne sont pas rémunérés.

2.- Pouvoirs du conseil d'administration

Le conseil d'administration :

  • est en charge de la gestion de l'association et de la préparation des travaux de l'assemblée générale dont il établit l'ordre du jour et applique les décisions ;
  • est compétent pour prendre les mesures disciplinaires ;
  • est investi des pouvoirs les plus étendus pour faire ou autoriser les actes ou opérations qui ne sont pas du ressort de l'assemblée générale, ce dans la limite de l'objet social de l'association ;
  • surveille la gestion des membres du bureau et a le droit de se faire rendre compte de leurs actes ;
  • arrête le budget et les comptes annuels ;

Cette énumération n'a pas de caractère limitatif.

Article 9 – Bureau de l'association

La composition et les attributions du bureau définies dans les statuts de l'association sont complétées par les dispositions ci-après.

Toutes les fonctions des membres du bureau sont bénévoles et ne peuvent être cumulées.

Le président représente l'association, l'anime sur les plans légaux, réglementaires, administratifs, financiers. En justice, il la représente, en demande comme en défense, sur habilitation du conseil d'administration.

Le trésorier et son adjoint ont la signature bancaire. Cette signature peut être donnée également à des personnes membres du bureau de l’association que celui-ci désigne.

Tout membre du bureau qui, sans excuse, n'aura pas assisté à trois réunions consécutives du bureau, pourra être considéré comme démissionnaire par le président.

Chaque réunion fait l'objet d'un compte-rendu écrit qui rend compte des points traités et des décisions prises.

Article 10 – Assemblée générale                                

 Les dispositions relatives aux assemblées générales sont définies dans les statuts de l'association.

TITRE 4 – DISPOSITIONS DIVERSES

Article 11 – Utilisation des biens de l'association

Les matériels et équipements de l'association sont réservés aux usages collectifs et non privatifs.

Chaque section est responsable de la présentation et de la conservation de ses propres collections.

L'usage du téléphone et d'internet est notamment concerné par cette disposition. Plus particulièrement, il y a lieu de se référer à la charte informatique applicable au sein de l'association qui constitue l'annexe n° 1 au  présent règlement intérieur.

Article 12 – Démarches en cas d'accident ou de sinistre

Tout adhérent témoin d’un accident ou d’un sinistre dans les locaux de l’association doit prévenir immédiatement :

  • les services appropriés : secours, pompiers, commissariat, etc...
  • les responsables de l’association : président, vice-président, trésorier, responsable, ce par ordre prioritaire.

Par ailleurs, les responsables de l’association doivent informer dans les plus brefs délais le propriétaire des lieux de tout sinistre survenu dans les locaux.

Dans chaque site, un panneau d'affichage indique les coordonnées des services publics d'urgence à joindre. Une trousse de premier secours est à la disposition des usagers, à la diligence des responsables, et clairement signalée.

Article 13 – Dispositions financières

1.- Budget annuel

Avant le 31 décembre de chaque année civile, un projet de budget pour l'année suivante est établi.

A cet effet, chaque responsable de site et de section établit un projet de budget pour l'année suivante sur un support normalisé qui comporte : les orientations futures, le fonctionnement courant, l'éventuel exceptionnel et les investissements.

Le trésorier établit le projet de budget global de l'année suivante qui est examiné par le bureau et  soumis à l'adoption du conseil d'administration avant la fin de l'année civile.

2.- Engagement de dépenses

Chaque responsable de site et de section dispose d’un budget annuel arrêté par le conseil d’administration. Il engage les dépenses dans les limites du budget qui lui est imparti, et pour les besoins liés à ses activités.

Les dépenses sont engagées au nom de l'association par les seuls responsables.

Les factures à régler aux tiers sont établies au nom de l'association et s'accompagnent d'un bon de livraison et, le cas échéant, d'un bon de commande.

Les dépenses payées directement par les responsables pour les besoins de l'association leur sont remboursées sur la base d'une note de frais à laquelle sont joints les justificatifs établis au nom de l'association (factures, bons de livraison, …).

Dans le cas d’une prévision de dépense exceptionnelle, non inscrite au budget, une demande particulière, avec devis justificatif, est à soumettre en préalable à l’avis du conseil pour une éventuelle approbation.

Article 14 - Interventions auprès des administrations et collectivités

Nul membre du conseil d’administration, représentants ou membres de sections, ne peut intervenir à titre personnel, et sur quelque sujet que ce soit, au titre de l’association s’il n’y est expressément autorisé et mandaté par le conseil d’administration ou le bureau.

Article 15 – Application du règlement intérieur et de ses annexes          

Le respect du présent règlement intérieur et de ses annexes est de la responsabilité de tous et s’applique à tous.

Ce règlement, adopté par le conseil d’administration, a donc force de loi générale interne à l’association.

Une copie contre décharge est remise aux responsables des sites et des sections.

Il apparaît utile et nécessaire que les sections puissent tenir un journal de bord pour y transcrire et faire connaître les activités qu’elles organisent.

 

Le présent règlement intérieur modifié a été adopté par le conseil d’administration du 7 novembre 2016.

Il est entré en vigueur le 4 mars 2017 à l’issue de l’assemblée générale extraordinaire qui a adopté des statuts modifiés. 

Il a été signé par la Présidente et les deux Vice-Présidents en fonction.